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重要公文

泸州医学院关于公文处理的若干规定
作者:   2014-06-11 08:27:00   来源:     点击:

为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化,根据国家行政机关公文处理有关实施细则和我院公文运行操作实际情况,特作如下规定:

一、适用于我院的公文种类

1、“决定”适用于对重要事项或重大行动作出安排,奖惩有关单位和人员。

2、“通告”适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

3、“通知”适用于批转下级部门的公文,转发上级和不相隶属单位的公文、发布规章、传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项,任免和聘用干部。

4、“通报”适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。

5、“报告”适用于向上级汇报工作,反映情况,提出意见或建议,答复上级的询问。

6、“请示”适用于向上级请求指示、批准。

7、“批复”适用于答复下级请示事项。

8、“函”适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题,向不相隶属的有关主管部门请求批准等。

9、“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。

10、“条例”适用于规定某一工作事项的实施原则和办法。

11、“规定”适用于特定范围内的工作和事务制定相应措施,要求下级部门和机关执行。

二、公文的格式要求

1、公文一般由公文名称、发文序号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、主题词、抄送机关、印发单位、印发日期等部分组成。

(1)公文名称置于首页上方,一般由发文单位名称加公文种类组成。联合行文,公文名称中的主办单位应当排列在前。

(2)公文的发文字号,包括单位代字、年份、序号,置于公文名称之下并居中;联合行文,只标明主办单位发文字号。各部门代字见附表。

(3)公文标题,应当完整、准确、简要,即一般应当标明发文单位名称、公文主要内容和公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号以及并列的几个单位名称之间可加顿号外,一般不用标点符号。批转或转发的公文,标题中不冠发文单位名称,但应当在文末或标题之下写明。会议通过的文件,应当在标题之下、正文之上注明会议名称和通过日期。

(4)除“通告”、“会议纪要”外,公文应当标明主送单位名称(同类型单位可用统称)。主送单位名称一般置于标题之下、正文之上,顶格写。

(5)公文如有附件,应当在正文之下(间隔一行,空两格)、成文日期之上加附件说明,标明附件顺序和名称,或在正文相关处用括号注标明“见附件”等字样。但在正文标题中已标明所批转、转发、印发、报送、转送、发布的文件的,不加附件说明,也不标注“见附件”等字样。附件应当在用印页之后另起一页,并尽可能与正文装订在一起,如附件篇幅较长,制作复杂,可分别装订,并在附件首页的左上角注明发文字号。

(6)成文日期,以领导人签发的日期为准;联合行文,以最后签发单位领导人的签发日期为准。如领导人签发后,因故不能及时发文,时间耽搁超过20天的,成文时间可由承办单位确定。

(7)除“会议纪要”和翻印的文件外,公文应当加盖印章,“聘书”一般加盖领导人的签名章。联合上报的非法规性文件,由主办单位加盖印章。联合下发的公文,联合发文单位都应当加盖印章。用印应当端正、清晰、上不压正文,下压成文日期。用印页如无正文,应当在页首用括注标明“此页无正文”。

(8)抄送单位名称置于印发日期上方。

(9)印发单位名称和印发日期置于抄送栏之下,印发日期以送印日期为准。

2、公文应当在每页下方外口用阿拉伯数码标注页数。

3、公文的文字从左至右横写、横排。公文用纸一般为16开型(A4型),上行文用A4型,一律左侧装订,张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。

4、计算机电子公文的储存格式和传输规范,应当符合统一的行政机关公文处理通用软件标准。

三、行文规则

1、本院直属单位,一般不能直接对外行文。但下列情况例外:上级领导机关的职能部门要求我院职能部门直接行文的;非隶属关系的平行单位、职能部门之间的一般业务联系和知照性通知;对一般性来函的函复。

2、在本部门职权范围内,可根据各自的实际情况和学院领导授权规定,属各职能处(部)专项事务需行文的,一般由各职能部门负责人签发,重要的须抄报学院或经主管院领导同意。

3、对外上报的公文或职能部门在本院范围的联合发文,应由职能部门负责人核稿和会签,经院长办公室主任核签后由学院主管院长签发。

4、内部请示和行文要求:

(1)一文一事,请示同报告必须严格分开。请示的问题如涉及其他部门,主办单位应主动与有关部门协商,尽可能取得一致意见后会签上报学院,如双方经过协商仍未取得一致意见,应把分歧和各自理由一并说明。凡未经协商会签,以及协商后仍有分岐而未作说明文件,院长办公室将退回原呈报单位。

(2)“请示”只许一式一份,一般单头主报,不同时主送两个或两个以上主管部门或领导。

(3)一般不得越级请示;因特殊情况必须越级请示时,应抄报被越过的职能部门和单位,并在文中写明越级理由。

(4)除特殊情况外,行文一般不直接送交院领导,按规定应由主管职能部门审核的请示事项,不得越过主管职能部门直接向院领导请示。也不要同时送几位院领导,以免重复批示或发生错漏。

(5)要求批转的请示应代拟批转单位的通知稿。

5、“报告”中不得夹带请示事项,不应出现“请批复”、“请审批”等字样。

6、凡是能通过当面协商、电话联系等方式解决的事务性问题,不必行文。对下属部门的请示事项,除按规定必须正式行文批复外,亦可采取抄告主管院领导批示等方式予以答复。

7、属于部门职权范围的事项,应当由部门自行发文或有几个部门联合发文,不要报请学院领导批转和院长办公室转发。各职能部门一年一度需要重点布置的工作,可由院长办公室转发。须经院长审批的事项,经院长同意后,也可以由职能部门发文,文中可以注明已经院长同意。

四、公文办理

(一)公文办理分为收文办理和发文办理。

收文办理一般包括传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督查、立卷、归档、销毁等程序;发文办理一般包括拟稿、审核、会签、签发、登记、缮印、校对、用印、发送、立卷、归档、销毁等程序。

1、收文

(1)收文的专职人员根据收文内容和性质,编号登记,由院长办公室主任提出拟办意见送领导人审批,或者交有关部门办理,内容涉及几个部门的,应确定一个主办部门。紧急公文,应在批转时复印送主办部门,并应提出办理时限。

(2)承办部门接文后,应当抓紧办理并及时答复办理结果,不得延误、推诿。对不属于于本单位、本部门职权范围或者不适宜由本单位办理的公文,应迅速退回交办部门并说明理由。

(3)凡涉及其他部门的问题,主办单位应主动与有关部门协商、会签,有关部门应积极协作配合。

2、发文

(1)联合行文要经过反复协商,如有关部门意见仍不一致,应当向学院如实反映,部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文,如擅自行文,院长办公室有权责令纠正或撤销。

(2)上报的公文,应符合上报所规定的报送份数和规定内容。如有附件,但附件篇幅较长,制作复杂,可适当减少附件的报送份数。

(3)各职能处室要专人负责上报公文的督查工作,对列入督查的事项,要按照职责分工确定承办单位,提出具体办理要求,并根据轻重缓急,做到紧急事项跟踪督查,重要事项重点督查,一般事项定期督查。承办单位对督查事项应按要求指定专人办理,并在规定时限反馈有关情况,对确有特殊原因不能按期办结的,要向院长办公室说明情况,并提出进一步办理意见。

(二)各单位的公文送院长或主管院长签发之前,须先送职能部门登记、编号,职能部门负责人审定、签字后交院长办公室审核,审核的重点是:

1、有无必要行文,发文规格是否恰当。

2、是否符合公文的审批程序和行文规则;需要与有关部门协商、会签的,是否经过协商、会签。

3、文种使用是否准确,公文格式是否规范。

4、层次是否清楚,布局是否合理,文意是否周全,表达是否简洁、通顺、确切。

5、是否与国家法律、法规相符;与学院有关规定有无矛盾;与以往发出并且继续生效的公文有否矛盾;是否具有可操作性。

(三)公文应当按签发权限送院领导签发。

1、政策性强、涉及面广的重要公文,包括重要的“请示”、“报告”由院长或者主持日常工作的副院长签发。

2、内容属于副院长分管范围的公文,可由分管副院长签发;如同时涉及其他副职领导人分管范围的,应先送其他副职审核会签。

3、属于履行手续的公文和内容已经会议决定的公文,经授权可由院长办公室主任签发。

4、经内部请示主管院长已同意的发文,经院长办公室审核,符合内部请示事项的,可由院长办公室主任签发。

(四)审批公文,主批人应签署明确意见以及姓名、日期。其他审批人圈阅,应视为同意。

(五)草拟、修改和签发、批办公文,书写工具和材料必须符合存档要求。不得在文稿装订线外书写。

(六)上报公文如有下列情况,院长办公室可退回呈报单位并提出处理意见:

1、请示内容不符合法律、法规和学院的有关规定,又不作必要说明的。

2、不符合工作流程的。

3、无特殊情况越级请示或者越过主管职能部门的。

4、涉及其他部门的事项未与这些部门充分协商,或虽经协商但意见仍不一致,未能如实反映的。

5、请示事项可以在来文单位职权范围内自行解决或可以与其他部门协商解决的。

6、一文多事、多头主送、没有文号、不盖公章和未经部门领导核稿签名的。

(七)为提高工作效率,加快公文周转,凡属职能部门直接处理的问题,应在一周内答复请示单位,需报学院领导决定的,也应在三天内交院长办公室,主管院领导批示后院长办公室应立即转职能部门,职能部门马上按院领导批示给予解决并负责答复;个别特殊情况,不能及时处理的,职能部也应在答复期内,向请示单位说明。

(八)认真做好公文落实情况的反馈工作。凡经主管院领导批示的请示,院长办公室同时随“文件处理情况报告单”交主管职能部门,职能部门将落实情况及时反馈给院长办公室,不及时反馈的,院长办公室有责任催促其报告落实情况,请示单位对超期未答复的问题,也应积极催促职能部门给予答复。

(九)请示公文超过两周未答复的,可视为同意。由于推诿压办而造成学院声誉和经济损失的,要追究责任。如遇特殊情况,不能及时处理的,职能部门也应在答复期内,向请示单位说明。

五、公文立卷、归档和销毁

1、公文办理完毕,应根据《档案法》和学院有关规定,及时收集公文定稿、正本和会签稿、重要修改稿等,保证有关材料的齐全、完整。

2、公文立卷,应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理,以便保管和利用。电报传真随同文件一起立卷。

3、联合办理的公文,原件由主办单位立卷,其他单位保存复制件。

4、公文复制作为正式文件使用时,应当加盖复制单位证明章,并视同正式文件妥善保管。

5、案卷应当确定保管期限,按照有关规定定期移交学院档案室归档。个人不得保存应当归档的公文。

6、没有归档价值和存查价值的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可以定期销毁。销毁秘密公文,应当进行登记,并由两人监销,确保不丢失、不漏销。

六、附则

本规定由院长办公室负责解释。 

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